事務員を雇わないでコールセンターに電話番号を置いて対応しているということは、
リフォーム会社や工務店など、少人数経営の会社において、よくある話です。
もちろん会社にかかってきた電話をあなたの携帯に転送することも可能ですよね。
今回は会社経営において、
お問い合わせなどの大切な電話にどう対応するのが一番良いのか、お話していきます。
Contents
会社の電話の対処はどうするのが良い？
電話対応といっても、様々な方法があります。
それぞれにおいてのメリットデメリットをみてみましょう。
会社にかかってきた電話をあなたの携帯に転送する場合のメリット
転送することが携帯で簡単に操作できる
事務所にいれば転送を解除できる
どこにいてもあなたの携帯に着信が入る
電話に出れない時、どこにいても折り返しの電話が出来る
会社にかかってきた電話をあなたの携帯に転送する場合のデメリット
転送でかかってきた場合の通話料が高い
作業中であれば電話に出れない
打ち合わせ中も電話に出れないこともある
四六時中電話がなるので休んだ気にならない
お客様が不審に思う
会社にかかってきた電話をコールセンターに転送して対応してもらう場合のメリット
あなた自身が電話に出れない時に電話に出て対応して頂ける
オペレータがきちんと住所、名前、電話番号、問い合わせ内容を確実に聞いてくれて電話やメールで内容が送られてくる。
電話を受け取る時はオペレータが対応してあなたに対して内線で呼び出し、お客様と話が出来る。
会社に掛かってきた電話に出れないことがなくなる
お客様は事務員がいると感じ安心する。
２４時間対応してくれる
会社にかかってきた電話をコールセンターに転送して対応してもらう場合のデメリット
お客様からの問い合わせに対してはオペレータなので提案など対応できない
お客様から商品の事を聞かれてもわからないので返答できない
アポ取りなどはできない。
「担当の者に折り返し連絡させます」とお客様にいうと「もういい」と言われることもよくある
急いでいるお客様からの電話の場合、すぐに対応できないので話途中に電話を切られる
コールセンターに転送するのでお客様から掛かってきた電話の通話料が高い
コールセンターに月々の支払いがある
会社に掛かってきた電話を事務員が対応した場合のメリット
お客様の問い合わせには即座に答えることができる
アポ取りもできる
商品に対し知識も学べるのでお客様にもしっかりと説明できる。
事務員の電話対応だけで契約できる
電話がない場合でも他の用事をしてもらえる
会社としても事務員の電話対応にもアドバイスできる
会社にあなたの留守中に来客があっても事務員が対応できる
会社に掛かってきた電話を事務員が対応した場合のデメリット
電話対応や商品の知識を覚えるのには時間がかかる
仕事がそんなになくても事務員の固定給が必要
事務員も突然休む場合があるのでその時の電話を取り次ぐことに弱る
会社にとって一番重要なポジションは誰？
それぞれのメリット、デメリットをみてきました。
それぞれに一長一短です。
総合的に見ると、どんなに小さな会社でも、事務員は必要ということが言えますね。
事務員がいれば、お客様があなたの会社に電話をしたとき、事務員が電話をとることになります。
この時の対応が良ければお客様も安心でき、
あなたの会社でリフォーム工事をお願いしようかな？と思ってくれるためのひとつの要素になるのです。
本来は会社の代表は社長です。
しかし忘れてはいけないのは、会社の印象を作るのは、お客様とファーストコンタクトをとる事務員の対応と言っても過言ではありません。
会社の印象を決める要素として明暗を分けるのは、事務員ということになるのです。
そこで忘れてはいけないのは、事務員を雇うだけに留まることです。
そうではなく、「やる事リスト」をつくって、事務員に提示してあげてください。
そうするだけで、モノすごい力を発揮してくれます。
あなたの会社に投資する意味で、事務員を雇うと良いですよ。
私が経営しているリフォーム会社にも４人の事務員がいます。
一人ひとりに能力の差はありますが、
電話だけで契約できる事務員もいたり、事務員がチラシを作ってくれたり、色々とやってくれるので本当に助かっています。
もしあなたが事務員を雇っていて、どう指導したらよいのかわからないとお悩みなら、
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