最近、事務員さんを雇った工務店の社長さんのおはなし。
事務所でやる仕事がたくさんあるわけでもなく、何をやらせば良いかわからないとの相談でした。
事務員も入社したばかりで慣れていないことと、業界のことがわかっていないため、どのような事をさせたら良いか教えてほしいとのこと。
事務員さんを雇って、納得できる仕事をしてもらうためには、コツがあります。
「納得できる仕事」をしてもらうためにどうすれば良いのか、私の会社の事務員はどうしてるかという視点からお話していきたいと思います。
今回相談いただいた社長さんと同じように悩むあなたの一助となれば幸いです。
弊社の事務員がする日々の業務
アポ表の記入
現調の日程調整
簡単な見積もり作成
簡単な工事は電話で金額を伝える
成約になれば契約書発行
工事が終われば請求書発行
現金出納帳 記入
ハガキ作成
DM作成
ニュースレター作成
ポスティング配布
細かいことを言い出せばまだまだありますが、大体がこのような仕事内容です。
やる事はたくさんありますので、平日はほぼ事務員3人態勢。
下の記事でもお話ししていますが、簡単な工事などは事務員が電話で工事を成約しています。
成約したら現地確認に行く流れを確立しているので、無駄な経費も掛からなくて非常に助かっています。
＜簡単な工事を事務員が成約する仕組み＞
私が定義する「事務員の仕事」のあるべき姿とは
お客様からの電話で事務所内で片付けられれば最高！
現場以外は事務員でも対応
現場以外は何でもできるスーパー事務員になってもらいたいというのが本音です。
事務員も初めはこちらが望むようには動けるはずもありませんが、仕事の流れがわかったり、内部のことをみて理解を深めるうちに、段々と色んな事が出来るようになってきます。
だから事務員が行う業務には範囲を決めるべきではない、と考えます。
他社長さんにこの話をすると「この業界で経験があったんじゃないか？」、「たまたまでしょう？」、色んな事を言われますが、誰一人経験者はいなくて、求人には「経理が出来る方」と載せていても、全くできない方がきたり・・・なんてことはよくあることですよね。
でもやっていくと経理がきちんと出来るようになるものです。
もしかしたら事務員は経理をしているという意識は無くて、毎日、「記入する」という感覚なのかもしれません。
わからない事は私に聞くより、税理士に聞いてもらって自分たちでやっていますので、事務員の仕事は限度なくあると感じています。
社長である私が事務員がやる事をしっかり把握していけば、会社は必ず良い方に回っていきます。
何より私自身もとても楽になりました。
事務員は大切にあつかってくださいね！